De ene dag een cv-ketel, de andere dag een groepenkast of een stuk leidingwerk. Je vult de bon in op je telefoon terwijl je er nog staat, laat de klant tekenen en stuurt de factuur mee. Geen briefje meer dat een week later uit je bus komt.
Het gratis account blijft gratis.
Voorbeeld van een bon
Voorbeeldbedragen — je vult je eigen uurtarief en materiaalprijzen in.
Je maakt een offerte met het toestel, het arbeidsloon en het afvoeren van de oude ketel erin. De klant tekent hem online — hij hoeft niets te printen. Op de dag zelf staat de klus al klaar met alles wat je hebt afgesproken, en vul je alleen nog aan wat er werkelijk in ging.
Je komt voor een storing en treft iets anders aan dan gemeld. Wat je aantreft schrijf je op de bon, met een foto erbij. Wat je extra doet zet je als meerwerk neer, met de reden erbij, zodat het verschil met de afspraak zichtbaar blijft. De klant tekent voor wat er staat — inclusief het extra werk.
Een jaarlijkse beurt zet je één keer in de planning en die komt daarna vanzelf terug op de afgesproken datum. Je hoeft geen aparte lijst bij te houden van wie er dit jaar aan de beurt is, en je klant hoeft niet zelf te bellen om eraan te denken.
Bij een grotere klus vul je per ruimte in hoeveel uren en welk materiaal erin gingen. Dat komt zo ook op de factuur, zodat de klant ziet waar het geld heen ging in plaats van één bedrag onderaan. Dat scheelt de vraag "waar zit dit bedrag nou in".
Een werkbon is geen factuur. Een factuur gaat over geld en moet aan de eisen van de Belastingdienst voldoen. Een werkbon gaat over werk: wat is er gedaan, door wie, wanneer, en met welk materiaal. Hij is je bewijs richting de klant dat het werk is uitgevoerd zoals afgesproken — en je geheugen als er maanden later iets terugkomt.
In de praktijk hoort er dit op: het adres waar je was en de datum, wie het gedaan heeft, de uren die erin zaten, het materiaal dat je gebruikt hebt, een omschrijving van wat je hebt aangetroffen en wat je hebt opgelost, en de handtekening van degene die het in ontvangst neemt. Foto’s zijn geen verplichting maar wel het verschil tussen een discussie en geen discussie.
In Digimonteur staan die velden er al op. Je hoeft geen sjabloon te bouwen en geen kopregel te bedenken: je vult in wat er was, de rest komt uit je profiel en uit de klus.
Dit is de vraag die het vaakst gesteld wordt, en het antwoord is ja. In Nederland geldt voor de meeste afspraken vormvrijheid: een overeenkomst hoeft niet op papier. Wat telt is dat je kunt laten zien dat de klant akkoord ging en waarmee. Een handtekening die op jouw telefoon is gezet, vastgelegd bij de bon waar hij bij hoort, met datum en tijd erbij, doet dat.
Waar het bij een papieren bon vaak misgaat is het bewaren. Een doorslag in een map in de bus, een velletje dat nat is geworden, een bonboekje dat vol is en ergens in de schuur ligt. De digitale bon blijft staan waar hij hoort, bij de klus, met de foto’s ernaast.
Wordt het echt menens — een geschil waar een jurist bij komt — dan is een zwaardere handtekening (met identificatie) sterker. Voor het dagelijkse werk van een installateur is dat overdreven. Waar je bijna altijd op terugvalt is: wat stond erop, wie tekende, en wanneer.
De meeste tijd die aan administratie verdwijnt gaat niet zitten in het invullen, maar in het overzetten. Je schrijft het op een bon, ’s avonds typ je het over in een factuurprogramma, en de week erna zoek je uit welke bon nou bij welke factuur hoorde.
Hier is de bon en de factuur hetzelfde dossier. De uren en materialen die je op de klus hebt gezet staan al op de factuur. Je kiest het btw-tarief, controleert het totaal en stuurt hem weg. Wat je klant krijgt is een pdf in je eigen huisstijl met je logo erop, en de factuur staat meteen tussen je openstaande posten.
Werk je met een offerte vooraf, dan loopt dezelfde lijn door: de goedgekeurde offerte wordt de klus, de klus wordt de bon, de bon wordt de factuur. Drie keer hetzelfde werk vastleggen hoeft niet.
Als zzp’er heb je geen planning nodig die uitgaat van een ploeg. Je zet je klussen op een dag, vult ze in terwijl je bezig bent en factureert aan het eind. Meer niet. Het gratis account doet dat en blijft gratis.
Werk je met één of meer monteurs, dan verdeel je klussen over de dag en ziet iedereen op zijn eigen telefoon waar hij heen moet. Elke monteur vult zijn eigen uren in op de klus waar hij aan werkt. Jij ziet in het urenscherm per monteur en per periode wat er is vastgelegd, zonder dat iemand een briefje hoeft in te leveren.
Dat laatste is meestal het punt waarop een installatiebedrijf overstapt: niet omdat het maken van een bon zo veel tijd kost, maar omdat het verzamelen van de uren van drie man aan het eind van de maand een avond kost.
Elke klus houdt zijn eigen dossier: de offerte als die er was, de bon, de handtekening, de foto’s, het meerwerk met de reden erbij, en de factuur. Dat blijft bij elkaar staan. Kom je over een jaar terug bij dezelfde ketel of dezelfde groepenkast, dan zie je wat je de vorige keer hebt gedaan en wat je toen hebt aangetroffen.
Voor je boekhouding zit er een export in voor je facturen, je uren en je openstaande posten, per kwartaal of per jaar. Je boekhouder krijgt een bestand dat hij kan inlezen in plaats van een stapel pdf’s.
En voor de btw-aangifte staat alles wat je gefactureerd hebt per kwartaal op een rij, gesplitst naar tarief. Je hoeft niet zelf op te tellen wat er hoog en wat er laag was.
Het adres en de datum, wie het werk gedaan heeft, de uren, het materiaal, een omschrijving van wat je hebt aangetroffen en opgelost, en de handtekening van de klant. Die velden staan er al op; je hoeft geen sjabloon te bouwen. Foto’s hang je erbij als je wilt vastleggen hoe iets erbij stond.
Voor het dagelijkse werk: ja. Afspraken zijn in Nederland vormvrij, dus het gaat erom dat je kunt laten zien waar de klant mee akkoord ging. De handtekening wordt bij de bon bewaard, met datum en tijd. Bij een echt juridisch geschil is een zwaardere handtekening met identificatie sterker, maar daar kom je in dit vak zelden aan toe.
Je vult de bon in en hij blijft op je telefoon staan. Zodra je weer bereik hebt gaat hij mee. Je hoeft dus niet eerst naar buiten te lopen om iets vast te kunnen leggen.
Je mailt hem een link. De klant bekijkt de offerte in zijn browser en zet er met zijn vinger of muis een handtekening onder — inloggen hoeft niet. Je krijgt bericht zodra hij getekend heeft, en de getekende versie zit in het dossier van de klus.
Ja. Je zet de klus op het lage tarief en dan geldt dat over de arbeid; het materiaal blijft op het hoge tarief staan, zoals het hoort. Beide bedragen komen apart op de factuur en apart in je btw-overzicht, zodat je niets hoeft uit te splitsen.
Elke monteur vult zijn uren in op de klus waar hij aan werkt. In het urenscherm zie je per monteur en per periode wat er is vastgelegd, zonder dat iemand achteraf een briefje hoeft in te leveren.
Ja, en dan is het eenvoudiger. Geen ploeg, geen rooster: je zet je klussen op een dag, vult ze in terwijl je bezig bent en factureert aan het eind. Het gratis account doet dat en blijft gratis.
Er zit een export in voor je facturen, je uren en je openstaande posten, per kwartaal of per jaar. Die stuur je door zonder dat je iets hoeft over te typen.
Digimonteur is dezelfde app voor elk vak — alleen de voorbeelden verschillen.
Digimonteur is nog in ontwikkeling en wordt gemaakt door twee broers uit Overijssel — allebei zelf uit het vak. Zet er één klus in, dan weet je of het bij je manier van werken past.
Alles over Digimonteur